Privacyverklaring

Privacyverklaring: Choice-Mediation èn Relaties / Gert-Jan Brandenburg
met betrekking tot mediation, bemiddeling, relatietherapie en coaching

Begripsomschrijvingen van termen die verduidelijking behoeven:

Mediation= Formele MfN-mediation, Hiervoor wordt een mediationovereenkomst ondertekend.
Bemiddeling= Bemiddeling die niet valt onder de MfN-reglementen. Hiervoor wordt een bemiddelingsovereenkomst ondertekend.
Mediator= Procesbegeleider bij een mediation.
Bemiddelaar= Procesbegeleider bij een bemiddeling.
Professional= De mediator, bemiddelaar, relatietherapeut of coach.

Algemeen

Dit is de privacyverklaring van Choice-Mediation èn Relaties, eenmanszaak van Gert-Jan Brandenburg. Vanwege de verschillende rollen gebruik ik de aanduiding ‘professional’. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van mijn cliënten, potentiële cliënten en andere personen die mijn website bezoeken of contact met me hebben.

In deze privacyverklaring kun je informatie vinden over hoe ik omga met persoonsgegevens. Als je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt over de wijze waarop ik met persoonsgegevens omga, als je gebruik wilt maken van in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (A.V.G.), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als je een klacht wilt indienen over het gebruik van je persoonsgegevens, kunt je contact met me opnemen via telefoonnummer 06-15966552 of per e-mail: ikkiesvoormediation@gmail.com. Als je niet tevreden bent over de afhandeling van je klacht of als je een klacht liever niet bij mij indient, kun je deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Jouw dossier
Indien je aan mij een opdracht voor mediation, bemiddeling, relatietherapie of coaching verstrekt, verwerk ik persoonsgegevens die jij en eventueel de andere partij(en), of partners aan mij als professional verstrekken. Dit zijn in ieder geval je contactgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens. Je of jullie dossier kan uitgebreide aantekeningen bevatten over jullie achtergrond, gezinssituatie en zeer gevoelige gegevens over de gevoerde gesprekken en behandelingen. Dit brengt de aard van het werk met zich mee.

Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor een therapeutische behandeling noodzakelijk zijn en die ik, na jouw / jullie expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener, bijvoorbeeld bij de huisarts.

Facturering
Indien je een opdracht aan mij verstrekt, verwerk ik ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die ik als professional verricht. Naast je contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact
Indien je contact met me opneemt per e-mail of via de telefoon, verwerk ik de gegevens die je verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die je aan mij verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en om de reden waarom je contact met me zoekt (bijvoorbeeld omdat je een vraag hebt).

Analyse Websitebezoekers
Tenslotte verwerk ik via mijn website ook analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van mijn website, via cookies die worden geplaatst als je mijn website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerk ik persoonsgegevens?

Het dossier
Als professional gebruik ik de persoonsgegevens die je hebt verstrekt in het kader van een opdracht tot mediation, bemiddeling, relatietherapie of coaching in je dossier. Omdat het kan zijn dat er tijdens het traject gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is, maar vaak ook wel), vraag ik je toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens. Je geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst / bemiddelingsovereenkomst te tekenen, of door akkoord te gaan met de bevestigingsmail, waarin om deze toestemming wordt gevraagd.
Je hebt het recht om je toestemming weer in te trekken. Ik mag dan geen gegevens meer van je verwerken.

Facturering
De betalingsgegevens die je hebt verstrekt, gebruik ik om mijn werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die je met me sluit uit te voeren.

Contact
De contactgegevens die je aan me verstrekt gebruik ik om indien nodig contact met je op te nemen, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Ik verwerk deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van mijn gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van mijn werkzaamheden.

Nieuwsbrief
Ik gebruik je e-mailadres verder om je af en toe een update te sturen over mijn dienstverlening. Indien je een opdracht aan mij hebt verstrekt is er sprake van een zogenaamde bestaande klantrelatie en stuur ik mogelijk nieuwsbrieven (blog) op grond van mijn gerechtvaardigd belang. Indien je niet eerder gebruik hebt gemaakt van mijn diensten maar op andere wijze met mij in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), vraag ik je toestemming om nieuwsbrieven te versturen en doe dit alleen als je daarvoor je toestemming hebt verleend.

Analyse websitebezoekers
De gegevens die ik verzamel over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang bewaar ik uw persoonsgegevens?

Dossier
Een mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, dient in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, te worden bewaard, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaar ik een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien ik als mediator van mening ben dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Overige dossiers die betrekking hebben op bemiddeling, relatietherapie of coaching bewaar ik nadat het dossier gesloten is gedurende 2 jaar.

Administratie
Ik bewaar mijn administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens
Ik bewaar overige contactgegevens gedurende 1 jaar na het laatste contact, tenzij je eerder een verzoek bij mij indient om deze te verwijderen.

Met wie deel ik je gegevens?

Je gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die ik als professional verstuur of ontvang, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door mijn mailprovider Gmail. Verderworden de betalingsgegevens die je ten behoeve van de facturering aan mij als professional hebt verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mij als professional mijn financiële administratie verricht. Met deze partijen heb ik een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als je van mij mag verwachten.

Ook de volgende situaties worden gegevens (mogelijk) gedeeld:

Voor het gebruik voor waarneming tijdens mijn afwezigheid, bijvoorbeeld bij ziekte.
Rien Fidder is mijn waarnemer. Hij is gerechtigd alle dossiers te behartigen. Hij heeft hiertoe een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Indien ik in staat ben deze waarneming te voorzien en aan te kondigen, zal ik je vooraf informeren.
Indien dat niet mogelijk is heeft hij volledige toegang tot alle gegevens en dossiers.
Mijn vrouw heeft een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met jouw/jullie expliciete toestemming.
Voor geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale consultatie, intervisie of supervisie.
In dergelijke bijeenkomsten worden situaties, cases, dilemma’s en vragen besproken, waarbij de personen niet herleidbaar zijn.
Indien jij, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediatorindient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen je persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Je gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van je gegevens, dan zal ik u eerst informeren en expliciet je toestemming vragen.
Ik verstrek jouw gegevens verder niet aan derden , tenzij ik op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht wordt bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Ik heb in geval een rechter mij bevraagt geen verschoningsrecht.

Hoe worden je gegevens beveiligd?

Ik heb passende technische (login met wachtwoord, 2 traps authentificatie, geen opslag in de cloud, maar op eigen harddisks) en organisatorische (afsluitbare ruimte, gedragsdiciplines) veiligheidsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplicht ik mijn ICT-provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn je rechten?

Je hebt de volgende rechten:

Het recht op inzage in je persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
Het recht op rectificatie van je persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens.
In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
Het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Je kunt je rechten uitoefenen door contact met me op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die ik verwerk of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kan ik deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zal ik een melding op de website plaatsen en je per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Deze privacyverklaring is opgesteld 05-2019
en voor het laatst aangepast 30-04-2020