Van Frictiemail naar Face to face.

Mail, app, sms, … Ik heb de indruk dat we veelvuldiger schriftelijk communiceren.
Directer, impulsiever, korter. Ik krijg boodschapppen te lezen die mij niet vrolijk stemmen, vanwege de oordelen en kritiek die worden geuit. 
Mensen in moeizame of slechte verhoudingen zoeken vooral de veiligheid van het geschreven woord. Schijnveiligheid, want ook al is je boze app snel verstuurd, hij heeft gevolgen! Het snelle woord biedt veel gemak, maar kan ook de ‘levende’ communicatie beperken of stoppen. Zo heb ik een cliënt een keer ‘verboden’ schriftelijk te communiceren met haar geliefde om een rechtstreeks proces weer op gang te brengen.
Mail is geen echte interactie, zoals dit blog ook geen gesprek is met jou! Je kunt schriftelijk goed nadenken over je woorden en je intenties. Als je elkaar spreekt, zelfs telefonisch, is het verloop niet voorspelbaar en dus kwetsbaarder.
Er is veel angst bij veel mensen om de dingen face to face te zeggen. Schaamte?
Maar omdat ze het toch kwijt willen, of zich laten leiden door stevig sturende gevoelens, nemen ze hun toevlucht tot de schriftelijke boodschap. Zo ontstaat voor het moment een opluchting en op termijn een mindfuck-zo-heb-ik-het-niet-bedoeld-bericht.

Het enig gewenste kader voor zwart op wit boodschappen is wat mij betreft het positief-zakelijke.
Je blijdschap over de ander mag je overvloedig delen (hoewel ook die boodschap in subtiel-oprechte vorm, face to face, meer effect heeft), maar kritiek, boosheid, teleurstelling of een terechtwijzing vragen om een mondelinge benadering.
Bij een uitgesproken boodschap die de ander verkeerd hoort, kun je een correctie geven: “Sorry, nee, zo bedoelde ik het niet, ..” Frictiemail is wat het is. Er valt niets aan toe te voegen. De lezer leest wat er staat en plakt er een betekenis aan. Die krijg je niet maar zo weer uit het hoofd.
In vechtscheidingen gaat vaak heel wat vileine bagger heen en weer. Frustratie, pijn en verdriet, over iets anders gaat het ten diepste niet! Maar ik heb ook ontdekt, dat als de ene ex-partner voortaan alleen nog maar schone-mail stuurt, de andere partner zich langzaam maar zeker aanpast! Hoe dat komt? Omdat mensen geen weerstand kunnen bieden tegen een positief-vriendelijke boodschap. Als iemand je schrijft: “Ik hoop dat het goed met je gaat,” zul je niet snel antwoorden: “Maar ik hoop met jou niet!”

Kijk maar eens wat dit losmaakt: “Je bent je afspraak weer eens niet nagekomen!” (Antwoord: “Dat moet jij nodig zeggen. Wie liet het er vorige week bij zitten?”) De regel is: als jij negatief bent, krijg je dat terug. De verdediging werkt volop!

Je kunt gerust zeggen dat jouw mailgedrag van grote invloed is. Je kunt de ander krijgen waar je die wilt hebben. Lukt het jou je schriftelijk werk consequent en alleen ten goede te gebruiken, dan zullen de antwoorden van anderen daarop langzaam maar zeker worden aangepast. Jij bepaalt de toon!

Hier wat punten ter ondersteuning van schone mail.

• Intentie: Typ niet in een boze bui. Wacht tot je de ander in gedachten kunt zien!
• Voel je steeds frustratie of boosheid? Dan wordt het tijd met iemand een gesprek daarover te hebben!
• Noem de naam: “Ik heb je mail gelezen Ada en heb er over nagedacht.”
• Toon empathie: “Dat is voor jou niet makkelijk, dat begrijp ik.”
• Geef ik-boodschappen: “Het lukt me niet om in te gaan op je vraag, omdat ik zo boos ben.“
• Schrap zo veel mogelijk overbodige uitleg, voorbeelden en overwegingen. Schrijf dus een dijk van een korte boodschap.
• Neem tijd: “Ik wil er 3 dagen over nadenken, dan kom ik met een antwoord.”
• Stel vragen: “Wat vind je ervan als we … ?”
• Lees de mail eens, maar nu zoals de ontvanger die leest
• Herlees je mail 3 keer en bij voorkeur een dag later nog eens, voor verzending.

Heb je ervaring met ongewenste onuitgesproken boodschappen? Deel ze graag!

(illustratie: ‘Positief denken’ van Wendie Brauckmann)